टिपणी
लेखन
शासकीय
कार्यालयात एखादे पत्र/प्रकरण प्राप्‍त होते तेव्‍हा त्या कार्यालयाच्‍या प्रमुखाने
त्या पत्रात / प्रकरणात नमूद असलेल्‍या
मुद्‍द्‍यावर कार्यवाही अथवा निर्णय घेणे अपेक्षीत असते. अशी कार्यवाही अथवा
निर्णय शासनाने ठरवून दिलेल्‍या धोरणांशी अनुरुप असावा. त्‍याचप्रमाणे शासनाने
अथवा कायद्‍याने त्या अधिकार्‍याला प्रदान केलेल्‍या अधिकाराच्‍या कक्षेत राहूनच
त्‍याने अशी कार्यवाही अथवा निर्णय घेतला पाहिजे. अर्थात कोणताही अधिकारी कायदे,
नियम, शासकीय आदेश यांचा काळजीपुर्वक विचार केल्‍याशिवाय कोणत्याही पत्रावर /
प्रकरणात निर्णय घेऊ शकत नाही.
शासकीय
कामकाज म्‍हणजे एक 'टीम
वर्क'
असते. शासकीय कार्यपध्‍दतीबाबत विचार विनिमय करून, कायद्‍यात नमुद केलेल्‍या कार्यपध्‍दतीनुसारच
निर्णय घेणे भाग असते. कोणत्याही पत्रावर / प्रकरणात निर्णय घेतांना अनेक पुस्‍तके,
कायदेशीर संदर्भ, अभिलेख, शासन निर्णय यांची पडताळणी करणे आवश्यक असते. प्रत्‍येक
प्रकरणात अशी पडताळणी स्‍वत: करणे निर्णय अधिकार्‍याला कार्यमग्‍नतेमुळे शक्‍य होत
नाही. त्‍यामुळे त्‍याला सहाय्‍य करण्‍यासाठी लिपीक, अव्‍वल कारकुन, नायब तहसिलदार
इत्‍यादी सहाय्‍यक नेमलेले असतात.
कोणत्याही
पत्रावर / प्रकरणात निर्णय घेतांना ती कृती आक्षेपार्ह ठरणार नाही आणि योग्‍य तो
कायदेशीर निर्णय घेतला जाईल हे सुनिश्‍चित करणे हे सहाय्‍यकांचे काम असते. एखादे
पत्र किंवा प्रकरण निकाली काढतांना कायदे, नियम, शासकीय आदेश यांचा काळजीपूर्वक अभ्‍यास
करून त्‍याबाबतच्‍या तरतुदी थोडक्‍यात नमुद करणे म्‍हणजेच टिपणी लेखन.
u टिपणी लेखनाचे प्रयोजन:
Ü पत्र
किंवा प्रकरण निकाली काढणार्‍या अधिकार्‍यास संबंधित पत्राच्‍या किंवा
प्रकरणाच्‍या पार्‍श्वभुमीची
माहित करुन देणे.
Ü निकाली काढण्‍यात येणार्‍या पत्रात
किंवा प्रकरणात नमूद निरनिराळया मुद्‍यांच्‍या संबंधी असणारे नियम,
कायदे, शासन
परिपत्रके
यांचा अभ्‍यास करून त्‍यांबाबतच्‍या अनुकूल आणि प्रतिकूल बाजू लक्षात आणून देणे.
Ü संबंधीत पत्र
किंवा प्रकरण निकाली काढण्‍याच्‍या दृष्‍टीने आवश्यक ती कार्यवाही सुचविणे.
Ü वरिष्‍ठ
स्‍तरावर निर्णय घेण्‍याच्‍या प्रक्रियेत सुलभता आणणे.
Ü निकाली काढण्‍यात येणार्‍या पत्रावर किंवा प्रकरणावर जलद गतीने
निर्णय घेणे शक्‍य होण्‍याच्‍या दृष्‍टीने ते
पार्श्‍वभूमी, कारणमिमांसा, विचारात
घेतलेले मुददे, नियम,
कायदे नमूद करून
सुसंगतपणे, कायदेशीर
पर्यायासह
सादर करणे.
Ü भविष्‍यकालीन
प्रकरणासाठी उदाहरण तयार करणे.
u टिपणी
सादरीकरणाची पूर्वतयारी:
t टिपणी लिहिण्‍यापूर्वी
संबधित लिपिक किंवा सहायकाने
प्रथमत: निकालात काढावयाचे पत्र किवा प्रकरण
काळजीपूर्वक
वाचावे.
t प्रकरणातील माहिती अपूर्ण असल्यास आवश्यक माहिती मागवून घ्‍यावी.
t विचाराधिन
प्रकरण निकालात काढण्‍याच्‍या दृष्‍टीने उद्‍भवणारे
प्रश्न किंवा मुद्‍दे आणि त्यांची योग्‍य
उत्‍तरे
तयार
करावी.
t विचाराधीन
प्रकरण ज्या कायद्‍यांतर्गत येते, त्‍यातील कलमात काय तरतुद आहे,
त्या संदर्भात काही नियम,
शासकीय
अधि‍सुचना, शासन निर्णय, परिपत्रक आहे काय याचा अभ्‍यास करावा.
t अशाच
एखाद्‍या प्रश्‍नाबाबत पूर्वी काही निर्णय
झाला असेल तर ते संबंधीत प्रकरण वाचावे.
t विचाराधीन
प्रकरणात खाजगी व्‍यक्‍ती, कनिष्‍ठ किंवा क्षेत्रीय अधिकार्‍यामार्फत चौकशी केलेली असल्यास त्या
चौकशीचा
अहवाल, कागदपत्रे, पुरावे, शिफारस
काय आहे याचा अभ्‍यास करावा.
t विचाराधीन
प्रकरणाबाबत कार्यालयातील / विभागातील अनुभवी कर्मचारी/ अधिकार्‍यांशी चर्चा करावी. टिपणी थोडक्‍यात परंतु
मुद्‍देसुद लिहिलेली
असावी. प्रत्‍येक परिच्‍छेदाला क्रमांक दयावा. महत्‍वाच्‍या कागदपत्रांना फ्‍लॅग/ पताका लावून त्‍यावर संकेतांक लिहावा.
u टिपणीमधील अंतर्भूत मुद्‍दे:
Ü प्रकरणाबाबत थोडक्‍यात
माहिती.
Ü प्रकरणात उपस्थित
केलेले प्रश्न.
Ü प्रकरणासंदर्भात वस्‍तुस्थितीदर्शक माहिती व लागू असल्यास आकडेवारी.
Ü प्राकरणासंदर्भात
अनुसरावयाची कार्यपध्‍दती.
Ü संबंधीत प्रकरणासारख्‍या पुर्वीच्‍या प्रकरणाचे दाखले.
Ü प्रकरण
हाताळण्‍यासंदर्भातील कायदा, नियम, परिपत्रके इत्‍यादींमधील
तरतुदी.
Ü सदर प्रकरणाबाबत इतर प्रशासकीय विभाग किंवा शासनाशी सल्‍लामसलत केली असल्यास त्‍यांचा सल्‍ला
किंवा मार्गदर्शन.
Ü प्रकरण
निकाली काढण्‍याच्‍या दृष्‍टीने उपलब्‍ध असलेले
पर्याय.
Ü प्रकरणातील प्रस्‍तावित निर्णयाचे होणारे संभाव्‍य प्रशासकीय, कायदेशीर, सामाजिक
व अर्थिक परिणाम.
Ü कार्यवाहीसाठीची
प्रस्‍तावित शिफारस.
प्रत्‍येक
प्रकरणावर टिपणी
लिहिणे आवश्यक असतेच
असे नाही. योग्‍य त्या कार्यवाहीसाठी एखादे पत्र किवा
अर्ज स्‍थानिक अधिकार्‍याकडे
किंवा दुसर्‍या
विभागाकडे अग्रेषित करतांना, अर्जाची
किवा पत्राची पोहोच देण्‍याबाबतची कार्यवाही करतांना, त्रुटीबाबत कनिष्‍ठ कार्यालयाकडुन
अतिरिक्‍त माहिती मागवितांना, निरंक
माहिती पाठवितांना टिपणी
लिहिणे आवश्यक नसते.
u टिपणी लेखनाबाबत
महत्‍वाचे मुद्‍दे:
Ü कागदाच्‍या रूंदीच्‍या १/३ समास सोडावा.
(समासात आदेश देणे व संदर्भ दाखविणे सुलभ जाते
पानाच्‍या मागच्‍या बाजुचा समास उजव्‍या
बाजुला सोडावा.)
Ü टिपणीच्‍या सुरूवातीला विचाराधीन पत्राचा निर्देश करावा. आधीच्‍या टिपणीच्‍या
किंवा आदेशाच्‍या अनुषंगाने टिपणी सादर करत असल्यास तसा उल्‍लेख टिपणीच्‍या सुरुवातीस
करावा.
Ü टिपणीच्‍या प्रारंभी विषय लिहावा.
Ü टिपणीच्‍या उजव्‍या बाजुला विभाग कार्यासनाचे नाव
लिहावे.
Ü टिपणीच्‍या डाव्‍या बाजुला ज्या पत्रावर कार्यवाही
करावयाची आहे त्या पत्राचा नोंदणी शाखेतील क्रमांक
लिहावा. त्या पत्राचा पृष्‍ठ क्रमांक समासात नमुद करावा.
मागील टिपणी नंतर टिपणी
लिहित असाल तर मागील टिपणीनंतर थोडी जागा सोडून पुढील टिपणी लिहिण्‍यास
सुरुवात करावी.
Ü टिपणीमध्‍ये प्राप्‍त पत्रातील/प्रकरणातील मजकूर जसाच्‍या तसा उतरुन काढू नये.
Ü टिपणीतील प्रत्‍येक
स्‍वतंत्र मुद्‍द्‍याला स्‍वतंत्र परिच्‍छेद असावा. सर्व परिच्‍छेदांना
क्रमांक द्‍यावेत.
Ü टिपणी
मुद्‍देसूद असावी. त्यामध्ये
सर्व महत्‍वाचे मुद्‍दे समाविष्‍ट केलेले असावेत.
Ü टिपणीतील प्रकरणासंबधीचे नियम, त्‍यासंबंधीत कायदयातील तरतुदी यांचा उल्‍लेख करण्‍याची
आवश्‍यकता असल्यास त्‍यांचा उल्‍लेख पान क्रमांकासह टिपणीत
करावा आणि त्‍यांना पताका लावून ठेवावी.
Ü टिपणी
लेखनात विषय थोडक्‍यात नमूद करुन आशयाला प्राधान्‍य दयावे.
Ü संदर्भासाठी
आकडेवारी किंवा मोठा अहवाल असल्यास तो टिपणीत अंतर्भूत न करता त्‍याचा टिपणीत उल्‍लेख करुन त्‍याबाबत स्‍वतंत्र विवरणपत्र
जोडावे.
Ü टिपणीतील
विषयाची, मुद्‍द्‍यांची पुनरुक्‍ती टाळावी.
Ü टिपणीत
अंलकारिक व क्लिष्‍ट भाषेचा वापर
टाळावा. टिपणीतील भाषा सुबोध, स्‍पष्‍ट आणि सुटसुटीत असावी.
Ü टिपणीत कोणाचाही उल्‍लेख एकरी शब्‍दात करु नये, शालीन शिष्‍टाचार पाळणार्‍या भाषेचा वापर करावा.
Ü पूर्वी
अशाच प्रकारच्‍या प्रश्‍नाच्‍या संबधी निर्णय झाला असल्यास तीचा उल्‍लेख (फाईल
क्रमांक, पृष्‍ठ
क्रमांक) समासात करून संबधीत फाईल सोबत ठेवावी.
Ü टिपणी सहानुभुतीपूर्वक
व निपक्षपातीपणे लिहावी.
Ü टिपणी लिहिणार्‍या
लिपीकाने/सहायकाने टिपणीत नियमानुसार सुचना करावी परंतु स्‍वत:चे मत मांडू नये.
Ü विषय
गुंतागुंतीचा असेल किंवा अनेक
मुद्‍द्‍यांवर आदेश अपेक्षीत असतील
तर शेवटी ज्या मुद्‍द्‍यांवर आदेश पाहिजेत असे
मुद्‍दे १, २, ३ असे क्रमाने लिहून आदेश मागवावेत.
Ü प्रत्‍येक
टिपणीखाली डाव्‍या बाजूला संबंधित लिपीक, अव्‍वल कारकुन, नायब तहसिलदार इत्‍यादींची दिनांकीत स्वाक्षरी
नाव व पदनामांसह
असणे आवश्यक आहे.
Ü ज्या
अधिकार्‍यांच्‍या आदेशासाठी फाईल सादर केली
असेल त्या सर्व अधिकार्‍यांची
पदनामे त्‍यांच्‍या वरिष्‍ठतेनुसार चढत्या श्रेणीत
टिपणीखाली निर्देशीत करावी.
Ü टिपणी इतर विभागांना
दाखविणे आवश्यक असल्यास त्‍यांचा उल्‍लेख शेवटच्‍या परिच्‍छेदात करावा.
Ü टिपणीचा शेवट करताना,
अशा टिपणीवर संबंधित अधिकार्‍याने नुसती
सही जरी केली तरी त्‍यातून निश्चित अर्थबोध होऊन निश्चित निर्णय घेता येईल अशी
वाक्‍यरचना असावी. उदा. 'तरी
मान्‍य असल्यास स्वाक्षरी होण्‍यास विनंती आहे.'
Ü टिपणी बरोबर
एक जादा कोरा कागद जोडावा.
u टिपणीची सर्वसाधारण रचना:
Ü टिपणी परिच्‍छेदनिहाय असणे आवश्यक असते.
Ü परिच्‍छेद क्रमांक (१): विचाराधीन
पत्राचा किंवा पूर्वीच्‍या टिपणीचा
संदर्भ.
Ü परिच्‍छेद क्रमांक (२): पत्रात/ प्रकरणात उपस्थित मुददे / निर्णयासाठी
उपस्थित केलेला प्रश्न.
Ü परिच्‍छेद क्रमांक (३): अनुकुल
व प्रतिकुल मुद्‍दे तसेच कायद्‍यातील/नियमातील
तरतुदी व नियमाविरुध्‍द बाब
असल्यास
तीचा उल्‍लेख करावा. अशाच
प्रकरणी पूर्वी निर्णय झाला असल्यास त्‍यांचा
संदर्भ द्‍यावा.
Ü परिच्‍छेद क्रमांक (४): प्रकरण
निकालात काढण्‍याच्‍या दृष्‍टीने आवश्यक असलेले अभिप्राय
व सुचना
Ü परिच्‍छेद क्रमांक (५): इतर
विभाग, वरिष्‍ठ कार्यालयाचे मार्गदर्शन /सल्‍ला आवश्यक
असल्यास तसे
सुचवावे.
सामान्य
प्रशासन विभागचे शासन
परिपत्रक क्रमांकः संकीर्ण- २०१५/
प्र. क्र. १२९/ १८
( र. व का. ), दिनांक
१७/१०/२०१५ मध्‍ये आदेशीत केले आहे की,
'कार्यालयीन कार्यपद्धती
नियमपुस्‍तिकेनुसार कोणताही संदर्भ निकाली
काढण्यासाठी टिपणी लेखन करण्यात येते. टिपणीस
मान्यता मिळण्यासाठी चढत्या क्रमानुसार सर्व संबंधित
अधिकार्‍यांकडे टिपणी
सादर करण्यात येत असते. टिपणी
ज्या अधिकार्‍यांना चिन्हांकित
करण्यात येते,
त्या अधिकार्‍यांचे
फक्‍त पदनाम
टिपणीवर दर्शविण्यात
येते. तथापि, त्यामध्ये संबंधित अधिकार्‍याचे
नाव नमूद करण्यात येत नसल्याने भविष्‍यात टिपणी लेखनाबाबत काही समस्या उद्भवल्यास टिपणी मंजूर करणार्‍या
अधिकार्‍याचा शोध घेणे कठीण होते.
केंद्र
शासनाच्या कार्यालयीन कार्यपद्धती नियमपुस्‍तिका, नियम
३२ (१०) नुसार टिपणी
सादर करताना अधिकार्‍याचे नाव, पदनाम व दिनांक नमूद करणे आवश्यक आहे.
कोणत्याही
प्रकरणी कार्यालयीन टिपणी
वरिष्‍ठ अधिकार्‍याला मान्यतेस्तव
/ आदेशार्थ सादर करतांना
अधिकार्‍यांच्‍या स्तरानुसार क्रमाने चिन्हांकित करावी. असे चिन्हांकन
करताना ज्यांना टिपणी सादर करण्यात येत आहे, त्या संबंधित अधिकार्‍यांनी टिपणीखाली
स्वाक्षरी करताना दिनांक नमूद करावा. चिन्हांकन करताना संबंधित अधिकार्‍याचे आडनाव (एकच आडनाव असलेले
एकापेक्षा जास्त अधिकारी असल्यास आडनावापूर्वी त्यांची
आद्याक्षरेसुद्धा ) नमूद करावे.'
u टिपणीवर
चिन्हांकन कसे असावे याचे उदाहरण:
|
लिपीक (श्री. अनील व. कदम)
|
|
अव्‍वल कारकुन (श्रीमती. वैशाली पाटील)
|
|
नायब तहसिलदार (म) (श्री.स. कृ. काळे)
|
|
तहसिलदार (श्री.विकास जाधव)
|
u टिपणी
लिखाणातील ठळक त्रुटी:
t व्‍यर्थ
आणि असंबंधित मुद्‍दे
उपस्थित करणे.
t विचाराधीन
प्रकरणाचा/पत्राचा मसुदा जशाचा तसा लिहून
काढणे.
t स्‍पष्‍ट
निष्‍कार्षाला न पोहचणे.
t उपस्थित
करण्यात आलेले मुद्‍दे त्‍यांच्‍या
क्रमानुसार आणि व्‍यवस्‍थीतपणे न मांडणे.
t अंलकारिक
भाषेचा वापर करणे.
t शासन
आदेश, कायदा अथवा नियमातील तरतुदीचा स्‍पष्‍टपणे उल्‍लेख
न करणे.
t अधिकार्‍यापुढे फक्‍त प्रश्‍नचिन्‍ह उभे करणे. (उदा. फक्‍त 'आदेशार्थ
सादर'
असे म्‍हणुन प्रश्‍नाची उकल न करता टिपणी
संपविणे.)
u टिपणीचा नमुना:
|
पत्र
आवक क्र. १२३/२०१५, दिनांक २१/०५/२०१५ तलाठी
आस्‍थापना शाखा
विषय: श्री.अमोल वसंत चापके, तलाठी यांचे आंतरविभाग
बदलीबाबत अभिप्राय कळविणेबाबत.
(१) संदर्भिय आवक पत्रानुसार मा. विभागीय आयुक्‍त कार्यालय, (अस्‍थापना विभाग),
अमरावती यांनी श्री. अमोल वसंत चापके, तलाठी बडनेरा, जि. अमरावती यांच्‍या आंतरविभागीय
बदलीसंदर्भात या कार्यालयाचे अभिप्राय मागविले
आहेत. (पताका
क्र.१)
(२) श्री. अमोल वसंत चापके हे तलाठी या पदावर बडनेरा उपविभाग, जिल्‍हा अमरावती येथे जून २०१२ पासून कार्यरत आहेत. त्‍यांचे मुळ गाव शेगाव, जिल्‍हा अकोला आहे.
(३) त्‍यांच्‍या आईच्‍या
आजारपणामुळे त्‍यांनी बडनेरा
उपविभाग, जिल्‍हा अमरावती येथुन बाळापुर उपविभाग, जिल्‍हा अकोला येथे त्यांची
बदली करण्‍यासंदर्भात शासनास अर्ज सादर केला आहे. (पताका क्र.२)
उपरोक्‍त
पत्रानुसार मा. विभागीय आयुक्‍त कार्यालयाने सदर
अर्ज या कार्यालयाकडे पाठवून त्‍यावर या कार्यालयाचे अभिप्राय मागविलेले आहेत. (पताका क्र.३)
(४) महाराष्‍ट्र शासन, महसूल विभाग यांच्‍याकडील शासन निर्णय
क्र............दि..............अन्‍वये
तलाठयांच्‍या अंतरविभागीय बदलीबाबतची कार्यपध्‍दती
विहीत करण्यात आली आहे. (पताका
क्र.४)
या
शासन निर्णयानुसार ज्या विभागात तलाठी यांनी बदलीने सामावून घ्‍यावायाचे आहे त्या
जिल्‍हाच्‍या जिल्‍हाधिकारी यांचे ना हरकत प्रमाणपत्र प्राप्‍त झाल्‍यावर मा. विभागीय आयुक्‍त बदली
बाबत आदेश पारित करु शकतात.
ना
हरकत प्रमाणपत्र निर्गमीत करताना बदलीपात्र कर्मचारी हा ज्या संवर्गातुन त्‍यासंवर्गाचे पद बदली करावयाच्‍या
उपविभागात रिक्‍त असल्‍याबाबत खात्री करण्यात यावी असे नमूद आहे.
(५) अर्जदार श्री. अमोल वसंत चापके यांच्‍या अर्जासोबत प्राप्‍त
विवरणानुसार ते भ.ज. या संवर्गातुन तलाठी पदावर
नियुक्‍त झाले आहे या संवर्गातील रिक्‍त पदाबाबतची माहिती उपविभागीय अधिकारी
बाळापुर यांच्‍याकडुन मागविण्‍यात आली असुन त्‍यांनी त्‍यांच्‍या दि. १० मे २०१५ च्‍या
पत्रानुसार बाळापुर उपविभागात तलाठी संवर्गातील एकुण १० पदे रिक्‍त असल्‍याचे व
त्‍यापैकी दोन पदे ही भ.ज. संवर्गातील असल्‍याचे कळविले
आहे. (पताका क्र.५)
अर्जदाराचा
सहपत्रानुसार प्राप्‍त अर्ज, नमुद
शासन निर्णयातील तरतुद व उपविभागीय अधिकारी यांचा अहवाल यांचा एकत्रित विचार
करता शासन निर्णयातील अटी व शर्तीची पूर्तता होत असल्‍याने श्री. अमोल वसंत चापके यांना
बाळापुर उपविभागात बदलीने सामावून घेण्‍यास ना हरकत दाखला निर्गमित करण्यात
हरकत नसावी.
मान्‍य असल्यास टिपणीवर स्वाक्षरी होणेस विनंती आहे.
दि.२५.०५.२०१५
लिपीक (श्री. अनील व. कदम)
अव्‍वल कारकुन (श्रीमती. वैशाली पाटील)
नायब तहसिलदार (म) (श्री.स. कृ. काळे)
तहसिलदार (श्री.विकास जाधव)
निवासी
उपजिल्‍हाधिकारी (श्री. प्रसन्‍न जाधव)
जिल्‍हाधिकारी (श्री. स. य. देशमुख)
|
b t b
Rate This Article
या लेखात, आम्ही आपणाला टिपणी लेखन. याबाबत माहिती दिली आहे आम्हाला आशा आहे की, तुम्हाला ती आवडली असेल. माहिती आवडली असेल तर, सदरची माहिती तुमच्या मित्रांनाही शेअर करा.
आपले महसूल कायद्याविषयक प्रश्न विचारण्यासाठी आमच्या वेबसाईटला भेट द्या. आणि आमच्या टेलिग्राम चॅनेललाही आजच जॉईन व्हा. Website Link Telegram Channel Link धन्यवाद !