सेवा पुस्‍तकातील नोंदी

 

सेवा पुस्‍तकातील नोंदी

 महाराष्ट्र नागरी सेवा (सेवेच्‍या सर्वसाधारण शर्ती) नियम १९८१, प्रकरण ४ मधील नियम ३५ ते ४९ अन्‍वये कर्मचार्‍यांचे सेवा विषयक अभिलेख कसे ठेवावे याबाबत निर्देश दिले आहेत. सदर नियम १५ ऑगस्‍ट १९८१ पासून अंमलात आले. मुंबई वित्तीय नियम १९५९, नियम ५२-परिशिष्‍ठ १७ अन्‍वये सेवा विषयक अभिलेख प्रदिर्घ काळ ‘अ’ वर्ग अभिलेख म्‍हणून जतन करण्‍याच्‍या सूचना आहेत.

सेवा पुस्‍तकाचे (१) राजपत्रित अधिकार्‍यांसाठी सेवाभिलेख आणि (२) अराजपत्रित अधिकार्‍यांसाठी सेवाभिलेख (नियम ३६) असे दोन प्रकार आहेत.

 सेवा पुस्‍तकाच्‍या दोन प्रती ठेवणे आवश्‍यक आहे. ज्‍यापैकी एक प्रत, संबंधित अधिकारी/कर्मचारी जेथे कामावर असेल तेथील कार्यालय प्रमुखाच्‍या अभिरक्षेत, वेळेवेळी अद्‍ययावत केलेली अशी असते. ही प्रत योग्‍य त्‍या नोंदींसह, सदर अधिकारी/कर्मचार्‍याची जिथे जिथे बदली होईल, त्‍या ठिकाणच्‍या कार्यालय प्रमुखाकडे पाठविली जाते.

सेवा पुस्‍तकाची दुसरी प्रत, संबंधीत अधिकारी/कर्मचारी यांच्‍याकडे दिली जाते, जी वेळोवेळी अद्‍ययावत करून घेणे आवश्‍यक असते. (नियम ३७)

 सेवा पुस्तक हे त्या कर्मचाऱ्याचा सेवेचा अत्यंत महत्वाचा अभिलेख आहे. सेवा पुस्तक अपूर्ण असेल/नसेल/काही आक्षेप असतील तर अधिकाऱ्यास/कर्मचाऱ्यास निवृत्ती नंतरचे देय लाभ मिळण्यास अडचणी येतात. त्‍यामुळे प्रत्येक अधिकारी /कर्मचारी यांनी आपले मूळ तसेच दुय्यम सेवा पुस्तक अद्यावत / सुस्थितीत आहे व त्यात सर्व आवश्यक नोंदी घेतल्या असल्याची काळजी घेणे अत्यंत आवश्यक आहे. स्वत:चे मूळ व दुय्यम सेवापुस्तक प्रत्येकी सहा ते सात  पुस्तकांचे एकर्त्रीत बायडींग करुन तयार करुन घ्यावे व त्याला पहिल्या पानापासून ते शेवटच्या पानापर्यंत पृष्ठ क्रमांक देण्यात यावेत

 अधिकारी/कर्मचारी यांची बदली झाल्यानंतर त्यांचे मुळ सेवापुस्तक त्यांच्या ताब्यात देऊ नये. सदरचे सेवापुस्तक एका कार्यालयाकडुन दुसऱ्या कार्यालयाकडे विहित मार्गानेच पाठवावे.

 सेवापुस्तक हे प्रामुख्याने पाच उपविभागात विभागले आहे.

१. पहिले पान

२. नियुक्ती तपशिल

३. रजेचा हिशोब

४.अर्हताकारी सेवेशी प्रत्यक्षपणे संबंधित असलेल्या घटनांचा तपशिल

५. सेवा पडताळणी

 n पहिल्‍या पानावरील नोंदी

Ø संपूर्ण नाव

Ø  धर्म, जात (प्रवर्गासह). धर्म व जात लिहिताना आपली मूळ जात लिहावी. तसेच आपणास ज्या प्रवर्गातुन सेवेत प्रवेश मिळाला त्याचाही कंसात उल्लेख करावा.

Ø (अ) सध्‍याचा पत्ता

     (ब) घोषित केलेल्‍या स्‍वग्रामचा पत्ता

Ø वडिलांचे नाव व पत्ता

Ø  जन्‍म दिनांक (ख्रिस्‍ती सनाप्रमाणे) सेवापुस्‍तकावर जन्‍म तारखेची नोंद घेतांना कागदोपत्री पुराव्‍यांच्‍या आधारावर घ्‍यावी.

· ज्‍याला जन्‍म वर्ष माहित आहे परंतु जन्‍म दिनांक व महिना माहित नाही अशासाठी एक जुलै हा जन्‍म दिनांक मानावा.

· ज्‍याला जन्‍म वर्ष व महिना माहित आहे परंतु नेमका जन्‍म दिनांक माहित नाही अशासाठी त्‍या महिन्‍याची सोळा तारीख जन्‍म दिनांक मानावा.

· ज्‍याला जन्‍म वर्ष, महिना आणि जन्‍म दिनांक माहित नाही अशासाठी वैद्‍यकीय तपासणी अहवाल/प्रमाणपत्रावर नमूद केलेले दर्शनी वय प्रमाण मानावे. वैद्‍यकीय तपासणी अहवाल/प्रमाणपत्रावरील दिनांकास त्‍याने नमूद दर्शनी वय पूर्ण केले असे मानावे. त्‍यानुसार त्‍याची जन्‍म तारीख ठरवावी. एमदा नोंदविलेल्‍या जन्‍म तारखेत योग्‍य त्‍या पुराव्‍याशिवाय बदल करता येत नाही. साधारणत: सेवा प्रवेश झाल्‍यावर पाच वर्षानंतर जन्‍म तारखेत बदल करू नये.

· जन्म तारखेची नोंद, जन्म तारखेची नोंद घेताना तीची कशाच्या आधारे पडताळणी

केली त्याचा उल्लेख करावा. जन्म तारीख अंकी व अक्षरी लिहुन कार्यालय प्रमुखाने स्वाक्षरी करावी

Ø तंतोतंत उंची

Ø  शरीरावरील ओळख खुणा

Ø  (अ) नियुक्‍तीच्‍यावेळी शैक्षणिक अर्हता. सेवेत प्रवेश करताना असलेल्या शैक्षणिक अर्हतेची नोंद सेवापुस्तकात घेऊन त्यात वाढ झाल्यास त्या प्रमाणपत्राच्या उल्लेखासह ती नोंद साक्षांकित करावी.

    (ब) नियुक्‍तीनंतर प्राप्‍त केलेली शैक्षणिक अर्हता

Ø अधिकारी/कर्मचार्‍याची इंग्रजी व मराठी स्‍वाक्षरी

Ø उक्‍त नोंदी तपासल्‍याबद्‍दल कार्यालय प्रमुखाची स्‍वाक्षरी

Ø वैद्‍यकीय तपासणी अहवाल. प्रमाणपत्र क्रमांक व दिनांक, प्रमाणपत्र देणार्‍या अधिकार्‍याचे नाव व पदनाम

Ø सेवा पुस्‍तकाच्‍या पहिल्‍या पानाच्‍या मागे संबंधित अधिकारी/कर्मचार्‍याच्‍या डाव्‍या हाताच्‍या सर्व बोटांचे ठसे घ्‍यावे. कोणते ठसे कोणत्‍या बोटाचे आहेत ते स्‍पष्‍ट लिहावे. त्‍याखाली समक्ष म्‍हणून कार्यालय प्रमुखाची स्‍वाक्षरी असावी.

Ø सेवा पुस्‍तकाच्‍या दुसर्‍या पानावर प्रमाणीत करण्‍यात येते की, "सेवा पुस्‍तकाच्‍या पहिल्‍या पृष्‍ठावरील सर्व नोंदी मी रीतसर पुन:साक्षांकित केल्‍या आहेत आणि त्‍या बरोबर असल्‍याचे आढळून आले" असा शेरा लिहून कार्यालय प्रमुखाने स्‍वाक्षरी करावी. ज्‍या नोंदबाबत पूर्ण खात्री नाही त्‍यांचे क्रमांक नमूद करावे.

n प्रथम नियुक्तीनंतरच्या नोंदी

Ø प्रथम नियुक्ती आदेश

Ø प्रथम रुजु दिनांक

Ø प्रथम नियुक्ती स्थायी / अस्थायी बाबतची नोंद व नियुक्तीचा प्रवर्ग ज्या पदावर नियुक्ती ते पदनाम व वेतन श्रेणी.

Ø स्वग्राम घोषणापत्राची नोंद

Ø गट विमा योजना सदस्य नोंद

Ø अपघात विमा योजना सदस्य नोंद व विमा कपात रक्कम

Ø मराठी भाषा परिक्षा उत्तीर्ण / सुट नोंद

Ø हिंदी भाषा परिक्षा उत्तीर्ण / सुट नोंद

Ø संगणक अर्हता परिक्षा उत्तीर्ण झाल्याची / सुट नोंद

Ø चारित्र्य पडताळणी नोंद ( विभाग प्रमुखाच्या सहमतीने)

Ø स्थायित्व प्रमाणपत्राची नोंद

Ø जात पडताळणी बाबतची नोंद

Ø टंकलेखन परिक्षा उत्तीर्ण झाल्याची नोंद (लागू असेल तिथे)

Ø भविष्य निर्वाह निधी खाते क्रमांक नोंद

Ø विभागीय परिक्षा उत्तीर्ण अथवा सुटीची नोंद

Ø परिविक्षाधीन कालावधी समाप्त करुन नियुक्ती नियमित केलेल्या आदेशाची नोंद.

Ø छोटे कुटुंब प्रमाणपत्र

Ø अपंगांसाठी राखीव पदावर नियुक्ती झाल्यास अपंगत्वाबाबतची विहित वैधता प्रमाणपत्र

Ø निष्ठेचे शपथपत्र अधिकारी/कर्मचार्‍याकडून घेऊन ते साक्षांकित करुन सेवापुस्तकात चिकटावे.

n नियमित बाबी / घटना यांच्‍या नोंदी.

Ø वार्षिक वेतनवाढ

Ø वार्षिक वेतनवाढ मंजुरीनंतर कर्मचाऱ्याची स्वाक्षरी घ्यावी.

Ø बदली झाली असल्यास बदली आदेश, कार्यमुक्तीचा आदेश, नवीन पदावर रुजु झाल्याचा दिनांक, इत्यादी तपशिलाची नोंद जेथे पदग्रहण अवधी अनुज्ञेय असेल तेथे पदग्रहण अवधीची नोंद Ø पदोन्नती / पदावन्नतीच्या आदेशाची नोंद

Ø पदोन्नती /पदावन्नतीच्या पदावर रुजु दिनांकाची नोंद

Ø पदोन्नती / पदावन्नतीच्या पदाच्या वर्गाची / वेतनश्रेणीची व वेतन आदेशाची नोंद

Ø  वेतन निश्चितीसाठी विकल्प दिला असल्यास त्याची नोंद

Ø  पदोन्नती /वेतन आयोग / कालबध्द पदोन्नतीमुळे / एकस्तर पदस्थापनेमुळे वेतन निश्चिती केल्याची नोंद

Ø ज्या वेळेस वेतन श्रेणीत बदल झाला असेल त्यावेळेसची वेतन आयोगानुसार पडताळणी पथकाकडुन करण्यात आलेल्या प्रमाणपत्राची नोंद

Ø मनासे (वे सु) नियम १९७८ नुसार वेतन पडताळणी पथकाकडुन वेतननिश्चिती पडताळणी झालेली नसल्यास कार्यालय प्रमुखाने नोंदविलेल्या प्रमाणपत्रकाची नोंद

Ø ज्या वेतन श्रेणीत दक्षता रोध येत असेल तो दक्षता रोध पार करण्यास मंजुरी दिलेल्या आदेशाची नोंद

Ø एखाद्या पदावरील नियुक्ती तदर्थ / तात्पुरची स्वरुपाची असल्यास त्या आदेशाची नोंद व ती नियुक्ती नियमित केली असल्यास त्याची नोंद

Ø अनिवार्य प्रशिक्षण/सेवार्गत प्रशिक्षणाची नोंद / पायाभूत प्रशिक्षण / विदेश प्रशिक्षणासाठी पाठविले असल्यास त्याची नोंद

Ø ज्या पदावर काम करित असेल ते पद कोणत्या प्रवर्गातील / गटातील आहे त्याची नोंद वार्षिक सेवा पडताळणी नोंद

Ø स्वग्राम / महाराष्ट्र दर्शन रजा सवलत घेतल्याची नोंद

Ø गट विमा योजना वर्गणीत बदल झाल्यास त्याची दिनांक निहाय व थकीत रकमेसह वसुलीची नोंद.

Ø वेतन आयोगाच्या फरकाच्या रकमा रोखीने / GPE / मध्ये जमा तपशिल प्रमाणक क्रमांक व

 n विशिष्ठ बाबी / घटना यांची नोंद

Ø सेवेतून कमी केली असल्यास त्या आदेशाची नोंद पुर्ननियुक्ती केली असल्यास त्या आदेशाची नोंद

Ø दोन नियुक्तीमध्ये, खंड असल्यास खंडाची नोंद

Ø दोन नियुक्त्यांमधील खंड क्षमापित केला असल्यास त्याची नोंद

Ø सेवा कालावधीतील निलंबन, निलंबन कालावधी नियमित केला असल्यास त्याची नोंद

Ø सेवेतील झालेली शिक्षा

Ø संपात सहभाग घेणे

Ø राजीनामा देणे / परत घेणे

Ø अनाधिकृत गैरहजेरी

Ø पुरस्कार/गौरव/तदनुषंगिक अनुज्ञेय लाभाच्या नोंदी

Ø आगाऊ वेतनवाढी मंजुर केलेल्या आदेशाची नोंद व वेतननिश्चीती किंवा ठोक रकमा मंजुर

केल्याची नोंद

Ø सक्तीचा प्रतिक्षाधीन कालावधी नियमित केला असल्यास त्याची नोंद

Ø वेतन समानीकरणाची नोंद

Ø मानीव दिनांक देण्यात आला असल्यास त्याची नोंद

Ø नावात बदल झाला असल्यास सप्रमाण नोंद

Ø सुट्टीच्या कालावधीतील प्रशिक्षण नोंद

 

n स्वियेत्तर सेवेतील नोंदी

Ø स्वियेत्तर सेवेतील नियुक्ती आदेशाची नोंद कालावधीसह

Ø स्वियेत्तर सेवेतून मूळ विभागात प्रत्यावर्तन आदेशाची नोंद

Ø स्वियेत्तर सेवेत रजावेतन / निवृत्तीवेतन अंशदानाच्या भरणा केलेल्या रकमा स्वियेत्तर सेवेतील महालेखापाल कार्यालयाकडून प्राप्त No Dues प्रमाणपत्राची नोंद प्रतिनियुक्ती कालावधीतील गट विमा योजना, रजा लेखा नोंदी घेण्यात याव्यात.

 n रजा व तत्सम नोंदी

Ø आगाऊ जमा करावयाच्या रजा नोंदी, अधिकारी/कर्मचार्‍याने वेळोवेळी उपभोगलेल्या व मंजुर केलेल्या रजा नोंदी रजा मंजुर आदेश रजा लेखा नोंदीसह.

n विविध नामनिर्देशन

Ø गट विमा योजना नामनिर्देशन

Ø भविष्य निर्वाह निधी नामनिर्देशन

Ø निवृत्तीवेतन नामनिर्देशनाची नोंद

Ø मृत्य नि सेवा उपदानाची नामनिर्देशनाची नोंद

Ø DCPS/NPS नामनिर्देशनाची नोंद

Ø अपघात विमा योजना नामनिर्देशनाची नोंद

Ø कुटुंब प्रमाणपत्र

 n विविध अग्रीमे नोंदी

Ø शासकीय कर्मचारी / अधिकारी यांना मंजूर करण्यात येणाऱ्या अग्रिमाच्या नोंदी

अ ) १) अग्रिमाचा मंजुरी आदेश क्रमांक व दिनांक २) हयात अपत्यांची संख्या

ब) मंजुर अग्रिमाची एकूण रक्कम रुपये व प्रदान करावयाच्या हप्त्यांची संख्या

क) १) प्रदान करावयाचा हप्ता क्रमांक २) हप्त्याची रक्कम रुपये ३) प्रमाणक क्रमांक व दिनांक रुपये

ड) परतफेडीच्या १) हप्त्यांची संख्या २) दरमहाच्या समान हप्त्याची रक्कम रुपये

३) परतफेड ज्या महिन्याच्या वेतनातून सुरु होणार आहे तो महिना

ई) मुदतपूर्व जादा परतफेडीच्या रकमेची नोंद १) रक्कम रुपये २) चलन क्रमांक दिनांक सहकार विभागाकडून गृहनिर्माणसाठी कर्ज मंजूर झालेल्या व वितरीत केलेल्या घर बांधणी कर्जाच्या प्रत्येक हप्प्त्याची नोंद सेवापुस्तकात घेणे आवश्यक आहे.

Ø घरबांधणी अग्रीम व व्याज वसुल झाल्यानंतर प्राप्त No Dues प्रमाणपत्राची नोंद

Ø घरबांधणी अग्रीम वरील Accrued Interest चा फायदा घेतला असल्यास त्याची नोंद

 n सेवा निवृतीनंतरच्या नोंदी

Ø सेवा निवृत्त /शासकीय सेवेतून कार्यमुक्त केल्याची नोंद

Ø महालेखापाल कार्यालयाकडुन मंजुर अंतिम सेवानिवृत्ती वेतन, DCRG, निवृत्ती वेतनाचे अंशराशीकरणाची नोंद

Ø रजा रोखीकरण, रक्कम व प्रमाणक क्रमांक व दिनांकाची नोंद

नोंद

Ø GPF अंतिम प्रदान रक्कम, प्रमाणक क्रमांक व दिनांक AG च्या मंजुरी आदेशासह नोंद

Ø सेवानिवृत्तीनंतर गट विमा योजनेचे प्रदान केल्याची रक्कम प्रमाणक क्रमांक व दिनांकासह

 n सेवापुस्तकाची वार्षिक पडताळणी

Ø म. ना. से. (सेवेच्या सर्वसाधारण शर्ती) नियम १९८१, नियम ४५ नुसार सेवापुस्तकाची वार्षिक पडताळणी करणे आवश्यक आहे.

Ø प्रत्येक वर्षाच्या मे महिन्यामध्ये कार्यालय प्रमुखाने वार्षिक पडताळणी करावी.

Ø कार्यालय प्रमुख वेतन देयके, वेतनपट आणि नमुद करण्यात येतील असे तत्सम अभिलेखे यावरुन सेवेची पडताळणी मागील वित्तीय वर्षाच्या अखेरपर्यंत केल्याचे प्रमाणपत्राची नोंद घेणे.

 n इतर महत्त्वाच्या सूचना

Ø अधिकारी/कर्मचाऱ्यांच्या बदलीनंतर त्‍यांना दुय्यम सेवापुस्तक अद्‍ययावत करुन दिले  असल्याची नोंद मूळ सेवापुस्तकात त्‍यांची स्वाक्षरी घ्यावी.

Ø बालसंगोपन रजेचा स्वतंत्र रजा लेखा ठेवणे आवश्यक आहे.

Ø स्त्री कर्मचारीने वैद्यकीय खर्च प्रतिपुर्तीसाठी आई-वडील ऐवजी सासु-सासरे यांची निवड केली असल्यास त्याची नोंद

Ø सेवा पुस्‍तकाच्‍या पहिल्या पानावरील नोंद दर पाच वर्षांनी प्रमाणित करून घेणे आवश्यक आहे.

Ø दरवर्षी माहे सप्टेंबरमध्ये अखेर वित्तिय वर्ष निहाय मूळ सेवा पुस्तकातील नोंदी दुय्यम सेवापुस्तकात घेऊन व तसे प्रमाणपत्र मूळ सेवा पुस्तकात नोंदवुन व त्यावर सक्षम अधिकाऱ्याची स्वाक्षरी घेणे आवश्यक आहे.

Ø सेवार्थ ID, आधार नंबर, PAN नंबर, DDO Code एका वेगळ्या कागदावर लिहून तो कागद सेवापुस्तकात चिकटावा.

Ø कार्यालयात रुजू / कार्यमुक्ताच्या नोंदी घेताना मध्यान्‍ह पूर्व / मध्यान नंतर या नोंदी आवर्जुन घ्‍याव्‍या.

Ø निवृत्ती वेतनासाठी अर्हताकारी नसणारा कालावधी लाल शाईने दर्शविणे आवश्यक आहे ज्या ज्या वेळेस नामनिर्देशन (nomination) अद्यावत केली जातात तशी नोंद सेवा पुस्तकात घेणे आवश्यक आहे.

Ø सेवा पुस्तकात वेतनविषयक बाबींची नोंद घेत असताना त्यामध्ये महागाई वेतनाची नोंद स्वतंत्रपणे घेण्यात यावी.

 n सेवापुस्तकांना चिकटवायचे महत्वाचे दस्तावेज

Ø  वैद्यकीय प्रमाणपत्र

Ø  जात वैधता प्रमाणपत्र

Ø  नामनिर्देशन

Ø  GIS

Ø GPF

Ø कुटुंब प्रमाणपत्र

Ø अपघात विमा

Ø  वेतन निश्चिती (वेतन आयोग / पदोन्नती / इतर)

Ø  विकल्प (option) फॉर्म

Ø  ज्यादा रक्कम अदायगी वसुलीचे हमीपत्र

Ø  वेतन आयोग फरकाच्या हप्तेचा तपशिल, तसेच प्रदान रकमेचा प्रमाणक क्रमांक व दिनांकासह

Ø चारित्र्य प्रमाणपत्र

Ø  MSCIT / तत्सम प्रमाणपत्र

Ø  नाव बदललेले असले तर त्याबाबतचे राजपत्र

Ø  स्वग्राम घोषित आदेश

Ø  GIS बद्दल आदेश

Ø  स्थायित्व प्रमाणपत्र आदेश

Ø  परिविधाधीन कालावधी पूर्ण केल्याचा आदेश

Ø  मराठी / हिंदी परिक्षा पास / सुट

Ø विभागीय परीक्षा उत्तीर्ण /सूट आदेश

Ø  स्थायित्व प्रमाणपत्र आदेश

Ø परिविक्षाधीन कालावधी पूर्ण केल्याचा आदेश

 सेवा निवृत्तीनंतर अधिकारी/कर्मचारी यांना मूळ सेवापुस्‍तक परत देऊ नये. (नियम ४८). सेवापुस्‍तकाची दुबार प्रत अद्‍ययावत करून द्‍यावी.

 

b|b